從電腦裏發出列印指令，印表機並沒有立刻開始工作，這不是印表機出現了故障。
只有當你走到印表機跟前，輸入你的指紋，你才能得到要列印的檔。這樣的情景好像在國外大片裏看過，類似FBI、中情局這樣的政府機構好像才需要這樣行事機密。
的確，資訊安全對於政府機構來說十分重要。但是在中國，人們關注政府資訊安全更多是在電腦系統領域，卻很容易忽略列印出來檔會不會被洩密。在機關單位內部，各科室一般從空間上相互獨立，每個屋子也都單獨配備了印表機，以確保資訊保密。但是，這樣的列印設備功能卻很有限，且佈置分散，運營成本過高，也不能滿足當前文印需要。不過，大的政府機關內部多設有文印中心，但是這樣的文印中心正面臨著安全和效率兩方面的新挑戰。
那麼，有沒有既能提高效率、控制成本，同時又能確保安全的政府文印解決方案呢？文章開頭的那一幕，就在中國的政府機構中得以真實再現。這就是全球列印成像市場的領導者惠普公司在“平衡部署，全面管理”的思想下，以多功能數碼一體機為主體，針對政府、公共事業機關用戶提出的文印安全解決之道。
指紋控制，安全無憂 這一解決方案，首先體現出的是對文印安全的重視。以HP Laserjet 4345 MFP（數碼多功能一體機）為例，它提供一種指紋安全列印系統。這意味著，在不影響用戶正常使用的情況下，需要印表機密檔時，只有指紋認證通過後，才能輸出。由於指紋的唯一性，確保了檔輸出的絕對安全。而自助型採集指紋不會增加工作人員負荷，指紋將會與其電腦的使用人相對應，自此文印安全就像加了一把指紋鎖。指紋識別方案保密性強，應用起來卻並不複雜。
指紋安全列印系統第一次基於設備本身，妥善解決了政府、公共事業機關文印工作中的安全問題，避免了傳統文印中心多環節的安全隱患，在機關內部也建立了有效的資訊安全屏障。
此外，在“平衡部署，全面管理”的列印策略中，管理員還可應用HP Web Jet Admin管理軟體，通過簡單的網路流覽器介面，從任何時間，任何地點遠程完成對網路中列印監控和管理任務，對網路用戶進行認證管理，設備個人或部門的列印許可權，不明身份的用戶將無法進行列印和相應操作。可以說，HP機關文印解決方案，從硬體與軟體兩方面著手，在安全性上提供了充分的保障。
主動管理，降本增效 據蓋洛普公司研究表明：主動管理列印環境可將辦公室列印和複印的硬成本降低30％。以往政府、公共事業機關出於對文印安全的考慮，在設備採購、文印管理上，往往難以完全顧及成本與效率。比如，前者要保有自身的傳統文印中心，後者要按科室大量採購中低檔設備。安全問題一旦被解決，文印業務的管理升級也就緊隨其後了。
以惠普的解決方案為例，在成本節約上，數碼多功能一體機本身集成了列印、複印、掃描、模擬傳真等多種功能，有效降低了設備採購成本；其次，HP Laserjet 4345 MFP具有雙面列印、複印和掃描功能，節約了紙張。另外，由於將分散的各科室小批量列印工作，如會議通知、領導講話稿等集中處理，不僅列印品質高，成本低，在管理上也更加高效。同時，針對Windows提供的HP通用列印驅動程式，還節省了管理人員的時間和資金。
在工作效率上，HP LJ4345 MFP黑白列印速度高達每分鐘45頁，暫態熱熔技術保證省電模式下在10秒內列印第一頁。這樣的列印速度，即使遇上緊急會議，也不會在資料列印上捉襟見肘。再加上2,100頁的總輸出容量，充分滿足了機關文印小批量，多次數的新特點。 在“平衡部署，全面管理”的列印系統升級策略下，列印設備不再被割裂的看待，而是一個整體發揮作用的系統。只有用這樣的視角，列印系統才能為成本節約和效率提升貢獻最大的力量。在中國政府日益強調節約和行政能力的今天，從列印系統的改造和升級做起，不失為一個現實可行的辦法。
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