當印表機、影印機、掃描器和傳真機一起進入我們辦公室的那一刻，辦公自動化1.0時代便已經來臨。
這些伴隨著電腦和網路技術一同飛速進步的辦公設備確實為我們的辦公環境帶來了更多的便捷與效率。但隨著網路技術早已跨越了WEB2.0這道門檻，向著更多元化、互動性的方向發展，辦公設備和文檔的管理也暴露出各種各樣讓人煩惱的小細節。文檔輸出洩密、設備管理繁瑣，操作方式單一，輸出過程不可逆等問題漸漸浮出水面，伴隨著複印列印的需求不斷增長，辦公室的設備和輸出的文檔也是越來越難以監控，於是錯誤和重複操作更是造成了浪費不斷。京瓷文檔資訊管理行業客戶研討會現場京瓷文檔資訊管理行業客戶研討會現場展出的多功能數碼複合機 與WEB2.0時代大張旗鼓地宣告到來不一樣，在人們不經意期間，辦公自動化2.0時代早已悄悄來臨。當很多用戶和管理員在為辦公室設備既多又雜而焦躁的時候，更高效、更便捷的文檔管理系統的出現引起了人們的關注。京瓷、青島四通天虹辦公系統有限公司攜手日本松下等80餘家知名企業齊聚青島，就辦公自動化2.0時代如何解決文檔管理問題進行了熱烈的討論。本次會議，京瓷公司為用戶帶來了最新的辦公解決方案——京瓷文檔管理系統（Kyocera Document Management System，簡稱KDMS）。
KDMS是借助京瓷自主研發的高級解決方案整合平臺HyPAS而全新開發的客戶文檔整合應用系統，通過全面優化輸出環境、輸出設備和文檔管理，在保障數據安全性的同時，充分實現了按需列印，有效減少不必要的紙張消耗，大幅提高辦公效率。討論會上，京瓷提出了文檔安全性、管理多元化和用戶自由度的幾個話題。
為了讓與會者更直觀地瞭解KDMS對文檔的智能管理，京瓷還特別邀請了9月成功導入KDMS的日本松下為大家分享使用體驗。25%的用紙、30%的複印費與電費，松下在KDMS的幫助下削減的辦公成本令大家驚歎，而其對於用戶檔安全性和辦公效率的提高更令人讚歎連連。2.0時代的文印安全 辦公室是個關係微妙的地方。大家有時自守陣營互不干涉，有時又要通力合作互相溝通。溝通“度”若是平衡不好，小則多幾則飯後八卦與流言，大則讓競爭對手得到了己方的核心數據來一招釜底抽薪。早些年F1的“間諜門”讓大家娛樂了一把，今年美國對阿富汗戰爭資料的曝光可是讓奧巴馬愁眉不展。
保密檔洩密事件看似離我們很遠，然而真等問題到了眼前總是讓人措手不及。比如去拿自己的列印資料時恰好看到人事部列印的工資報表，或者掃描時看到公共伺服器上技術部還未來得及刪除的新產品圖紙。有些事情大家都不是故意要知道，有些事情知道了不如不知道。畢竟洩密門已經不是什麼新鮮事。洩密這個問題，總是需要防範於未然，等到亡羊補牢，果真是為時已晚。
辦公自動化2.0時代的解決方案是身份認證後進行操作。用戶通過刷卡或者登錄認證才可以使用輸出設備，檔的輸出也需等到用戶通過身份驗證之後，避免輸出的文檔遺留在輸出設備上，造成不必要的資訊洩露。這些保證檔安全的功能都可以通過一套成熟的文檔管理系統來實現。KDMS就是這樣一套軟體。除了讓用戶對檔輸出進行管理以外，還加入了更加細節的設計。比如對用戶使用彩色輸出功能和列印/複印/掃描使用量的限制，甚至還可以設置輸出前人工審核的環節。
在松下的成功案例中，KDMS幫助松下成功解決了財務部門和行政部門的文檔安全問題。原本必須一對一配備複合機以防止洩密事件的兩個部門在使用刷卡輸出之後削減了3臺複合機。不但降低了辦公成本，更確保了檔安全。檔輸入則可以將掃描檔直接用PDF進行加密，充分保證了辦公室的資訊安全，有利於創造更和諧的辦公環境。>>
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